KETATA USAHAAN
SEKOLAH
I. Pengertian
Dan Fungsi Ketata Usahaan Sekolah
1. Pengertian
Tata Usaha
a.
Arti
sempit:
“Tata Usaha
adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola,
menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang
dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan
tertentu”.
b.
Arti
luas
“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut
sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen
Dikdasmen 1998:2)
c.
Arti dari sudut asal usul kata
Ditinjau dari sudut asal usul kata
(etimologis), maka administrasi berasal dari bahasa latin yaitu addan ministrare. ad berarti
intensif, sedangkan ministrare berarti melayani,
membantu, dan memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006).
2.
Pengertian
ketata usahaan sekolah
tata usaha sekolah adalah bagian dari unit
pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di
sekolah/madrasah
(permendiknas 24/2008)
3.
fungsi kepala tata usaha :
1.
perencana administrasi program dan anggaran
2.
koordinator administrasi ketatausahaan
3.
pengelola administrasi program
4.
penyusun laporan program dan anggaran
5.
pembina staf
4.
tugas tata usaha
(
tenaga administrasi ) sekolah/madrasahmelaksanakan :
a.
administrasi kepegawaian
b.
administrasi keuangan
c.
administrasi sarana dan prasarana
d.
administrasi kehumasan
e.
administrasi persuratan dan kearsipan
f.
administrasi kesiswaan
g.
administrasi layanan khusus
h.
teknologi informasi dan komunikasi
dikdasmen 260-261/1996
A. Administrasi Kepegawaian :
1.
melaksanakan prosedur dan mekanisme kepegawaian
2.
merencanakan kebutuhan pegawai
3.
menilai dan membina staf
rincian
tugas :
1.
mengisi buku induk pegawai
2.
menyusun daftar urut kepangkatan
3.
menerbitkan surat tugas/keputusan
3.
menyusun data dan statistik kepegawaian
4.
menyusun arsip dan file pegawai
5.
mengelola daftar hadir pegawai, dll
B. Administrasi Keuangan :
1.
melaksanakan administrasi keuangan sekolah,
2.
meliputi keuangan rutin/dana komite sekolah
3.
bantuan, dll.
4.
(dalam pelaksanaanya dilaksanakan oleh
5.
perangkat bendahara yang bertanggung
6.
jawab kepada kepala tata usaha
rincian
tugas :
1.
menyimpan dokumen, rekening giro/bank
2.
menerima dan melakukan pembayaran
3.
menyimpan arsip/dokumen dan spj keuangan
4.
membuat laporan penggunaan keuangan
5.
membuat laporan posisi anggaran (daya serap )
6.
mencatat keuangan berdasarkan sumber keuanganya pada buku kas umum,
pembantu dan
tabelaris, dll
C. Administrasi Sarana dan Prasarana
merencanakan
kebutuhan dan mengelola sarana
rincian
tugas :
1.
menyusun daftar kebutuhan sarana dan prasarana
2.
mencatat dan menginventarisir sarana
3.
menyimpan dokumen kepemilikan
4.
membuat daftar inventarisasi ruang, dll
D. Administrasi Kehumasan
melaksanakan
hubungan sekolah dan masyarakat
rincian
tugas :
1. membantu
proses kegiatan komite
2. menjalin
kerja sama dengan pemerintah dan lembaga masyarakat serta
keterlibatan pemangku
kepentingan (stakeholders)
3. mencatat
dan mendokumentasikan proses kegiatan kehumasan
4. mempromosikan
sekolah/madarsah dan mengkoordinasikan penelusuran tamatan
E. administrasi persuratan dan kearsipan
melaksanakan
tugas kesekretariatan
dibidang
tata persuratan dan kearsipan
rincian
tugas :
1.
mengelola surat masuk dan keluar
2.
menggandakan surat/tikrey
3.
mengelola buku ekspedisi persuratan
4.
memelihara dan menata kearsipan dan dokumen , dll
F. administrasi kesiswaan
melaksanakan
proses administrasi kesiswaan
rincian
tugas :
1.
membuat daftar nomor induk siswa
2.
menyusun daftar keadaan siswa
3.
membuat usulan peserta ujian
4.
menginventarisir daftar lulusan
5.
menyimpan daftar kumpulan nilai (leger)
6.
menginventarisir pendaftaran siswa baru
7.
mengisi papan data keadaan siswa,dll
G. administrasi layanan khusus
melaksanakan
fungsi koordinator layanan khusus
rincian
tugas :
1. koordinator
petugas layanan khusus ; penjaga, tukang kebun, petugas
kebersihan, pesuruh, dan pengemudi
2. membantu
program layanan khusus ; uks, bimbingan konseling, laboratorium/bengkel
dan perpustakaan, dll
H. teknologi informasi dan komunikasi
koordinator
layanan data dan informasi
rincian
tugas :
1.
mengakses dan mengelola data
2.
mendokumentasikan administrasi
3.
menginformasikan serta mempromosikan
II. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru
Dalam Ke-Tata Usahaan
Sekolah
A. Peranan dan Tanggung Jawab Guru
dalam Tata Usaha
Telah dikatakan di depan bahwa
administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala
sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan
bagi pimpinan.
Telah disebutkan pula bahwa tugas
utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah
merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system
pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga
memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam
kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah.Sekolah
melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya
telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu
peranan guru amat penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan
proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan,
pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana
sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru
harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang
berkaitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya
pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh
karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan
oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;
1.Pencatatan
Murid
Pencatatan
terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru, siswa
perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa
yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan
inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap
tahun ajaran.
Di samping
itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk
menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat
kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah.Dan yang terpenting adalah data
tentang prestasi muridnya.Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan
segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut.Semua hasil pencatatan ini
diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya.Oleh karena
itu tidak boleh hilang atau rusak.Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan
laporan untuk orang tua siswa.
2.Pencatatan
tentang Guru
Data tentang
keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi,
masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji
berkala.Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai,
terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada
gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan,
perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan
rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami
sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan
petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.
3.Pencatatan
Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pengaturan
proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan
mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.
4.Penertiban
Buku-buku Tata Usaha
Mengingat
kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan
pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis
dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu
penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku
tata usaha di antaranya ;
a.Buku
agenda
b.Buku arsip
c.Buku
ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang
mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah,
terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:
1)Merencanakan
penggunaan ruang-ruang di sekolah
2)Merumuskan
kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3)Menyelidiki
buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
4)Berperan
dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5)Berperan
sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada
proses surat menyurat.
B. Optimalisasi Peran Guru dalam
Tata Usaha Sekolah
Berdasarkan fakta yang ada, ternyata
tidak semua guru memahami tugas dan peranannya dalam tata usaha di
sekolahnya.Karena mereka menganggap untuk urusan tata usaha sudah ada pegawai
yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga
para guru tersebut hanya fokus untuk mengajar di kelas dan menganggap kewajiban
mereka sebagai komponen sekolahsampai di situ saja.
Tata usaha adalah sesuatu yang tidak
bisa diabaikan keberadaannya.Dikatakan di atas, bahwa tata usaha memberi
kontribusi dalam prestasi sekolah (akademik dan non akademik).
Pada umumnya guru diangkat
berdasarkan syarat-syarat seperti : umur, ijazah, kelompok kesehatan, kelakukan
baik, tidak cacat dan sebagainya. Kedudukannya ialah sebagai pembantu kepala
sekolah.Tugasnya dalam tata usaha sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut
melaksanakan tata usaha sekolah agar tercapai tujuan pendidikan yang
sebenarnya.
Pada masa yang lampau pada umumnya
tugas dan kewajiban guru hanyalah mengajar melulu, artinya hanya menyampaikan
pengajaran, memberi tugas dan memeriksanya.Hal ini di sekolah-sekolah kita sekarang sudah usang.Dalam banyak hal, pekerjaannya
berhubungan sekali dengan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata usaha,
dan sebagainya.
Berbagai langkah dapat ditempuh
untuk pengoptimalisasi peran guru dalam tata usaha di sekolah.
1.Guru harus
patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya kepatuhan lahir
saja, melainkan juga kepatuhan akankesadaran. Tidak baik seorang guru kurang
patuh dan mengingkari tugas.Ia harus menyadari bahwa jika tidak menjalankan
tugas berarti menghalangi kelancaran tata usaha secara keseluruhan.
2.Guru
bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab yang
terlalu berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya. Sikap
menggerutu dan pura-pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan mengurangi
kepercayaan pimpinan kepadanya.
3.Guru harus
siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan
4.Guru harus
mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program kerja dalam
melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai penonton belaka
5.Guru harus
mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-sama melaksanakan
tata usaha di sekolah
6.Guru harus
menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung jawab dalam
keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab tertingginya adalah
kepala sekolah.
Dengan adanya saling pengertian
antara pemimpin dan yang dipimpin, maka masing-masing melaksanakan tugas
masing-masing sebaik-baiknya sehingga tercapai tujuan bersama. Adapun kegiatan
partisipasi guru dalam tata usaha sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan
guru terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum,
pemilihan buku dan alat pelajaran, dan lain-lain.
Terhadap penyelenggaraan tata usaha
di sekolah guru tidak lagi sebagai penonton saja, melainkan sebagai subjek atau
pemain atau partisipan. Motivasi partisipasi guru adalah kesadaran karena ia
tidak diajak ikut menetapkan serta membuat program kerja kegiatan mengenai
seluruh tata usaha sekolah. Cara melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung
pada besar kecilnya “dedication of life” nya.Kemerdekaan kita menugaskan
kepada kita, sebagai warga Negara yang terbuka, untuk lebih banyak
berpartisipasi dalam menyelenggarakan tata usaha sekolah.
Bagaimana hubungannya dengan tugas
guru dalam bidang pendidikan?Kita wajib dan diwajibkan berpartisipasi.
Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas dasar usul-usul daerah, pembuatannya
fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan dengan situasi daerah, dengan kata
lain ; agar daerah dapat berpartisipasi. Berbagai kegiatan ditentukan oleh
daerah sendiri.Juga tiap sekolah wajib menentukan kegiatan sendiri sesuai
dengan kebutuhannya.
Para karyawan diberi kebebasan dan
karenanya mempunyai tanggung jawab.Organisasi sekolah, program kerja, usaha
kesejahteraan ditentukan bersama oleh seluruh karyawan sekolah.Hal itu semua
dibicarakan dalam rapat dewan guru. Rapat dewan guru berguna ;
1.Dengan
adanya rapat itu dijalankan demokratisasi administrasi pendidikan agar tiap
karyawan, dalam batas-batas tertentu mempunyai kebebasan berkerja dan karenanya
memiliki tanggung jawab atas tercapainya tujuan pendidikan dan pengajaran.
2.Dengan
adanya rapat itu dapat dilaksanakan program kerja yang disetujui bersama,
hingga pelaksanaannya dapat berjalan tanpa pertentangan
3.Dengan
adanya rapat itu dapat memperat persaudaraan serta menimbulkan saling
pengertian karena itu terbina kegembiraan bekerja sama, melaksanakan tugas
Negara dan bangsa.
4.Dengan
adanya rapat itu dapat dilaksanakan supervise (pengawasan), evaluasi
(penilaian), dan bimbingan dengan baik.
Selanjutnya, rapat guru akan
menimbulkan nilai negative bila ada di antara guru yang berusaha memasukkan
kepentingan organisasi politik ke dalam kehidupan sekolah atau melalui program
kerja sekolah
DAFTAR PUSTAKA
Ø Drs H
Sugito , Dkk. 2011:Pedoman Administrasi
satuan pendidikan TK, SD,SMP,SMA, SMK PGRI di Seluruh Indonesia :Jakarta.YPLP/
PPLP PGRI Pusat
0 komentar to “Pengertian Dan Fungsi Ketata Usahaan Sekolah”